отдел продаж
клиентский сервис
Войти
Регистрация

Как работать с отчётом о прибылях и убытках

7 мая 2021

Поговорим о том, как посчитать прибыль с помощью отчёта о прибылях и убытках. Его ещё иногда называют отчётом о доходах и расходах, отчётом о финансовом результате, P&L.

Особенность отчёта о прибылях и убытках

Отчёт о движении денег (ДДС) помогает управлять деньгами и учитывать их передвижения — кому платили, сколько и за что. А отчёт о прибылях и убытках показывает способность бизнеса зарабатывать. Когда мы говорим «зарабатывать», то подразумеваем, что исполнили обязательства. То, что нам заплатили деньги, ещё не значит, что мы их заработали.

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) нужен любой компании. Исключение составляет микробизнес со сделками день в день. Например, овощной ларёк, в котором с утра покупают ящик огурцов, а за день продают все огурцы и не платят налоги. Сотрудников нет, запасов нет, отсрочек нет, никаких «долгих» обязательств не возникает. Вся сделка проходит в рамках одного дня. И в этом случае прибыль такого бизнеса — весь приход минус все затраты бизнеса.

Более крупный бизнес устроен сложнее. У него могут быть остатки на складах, долги по зарплате, долги перед поставщиками и отсрочки клиентам. Вопрос уже не в том, сколько мы денег получили, а сколько заработали за месяц. Например, мы могли отгрузить товара на 50 тысяч рублей (при себестоимости товара 30 тысяч), но при этом клиент заплатит в следующем месяце.

В этом случае мы:

Применим эту логику к двум отчётам:

Особенность отчёта о прибылях и убытках

Получается, мы всё-таки заработали, но не получили денег. Значит, бизнес способен приносить прибыль. Просто результатом этой сделки стала прибыль, замороженная в дебиторской задолженности клиента.

В примере выше видно, что финансовый результат мы получили, а деньги — нет. Приведём пример, почему трата денег или их поступление не влияют на прибыль.

Ситуация первая

Мы купили запас товаров на полгода и потратили 600 тысяч рублей. В этом случае мы обменяли деньги на запасы. Дохода и расхода мы ещё не понесли, так как у нас есть 600 тысяч, замороженные в запасах. Мы можем их продать или вернуть поставщику, то есть превратить обратно в деньги.

Расход мы понесём, когда уменьшится запас на складе. Если запас испортился — мы уже не можем продать его или вернуть поставщику. И это будет нашим расходом, поскольку ресурс в компании уменьшился.

Когда мы продадим товар, получим в обмен выручку и потратим запасы. Ресурс в компании уменьшится на величину себестоимости отгруженного товара и увеличится на величину полученной выручки — дебиторки или денег.

Ситуация вторая

Бизнес создаёт сайты. В среднем сделать сайт занимает три месяца. Компания просит у клиента 600 тысяч предоплаты на три месяца работ.

Клиент платит с условием, что через три месяца получит сайт.

В этот момент компания взяла деньги и в обмен дала клиенту обязательство предоставить готовый сайт стоимостью 600 тысяч рублей. Компания ещё не выполнила свои обязательства, а значит, эти деньги ей не принадлежат — до момента, пока клиент не получит сайт.

С понятием прибыли разобрались. Теперь посмотрим, из чего она состоит.

Доходы

Доходы — это сумма исполненных обязательств перед клиентом.

Когда вы продали человеку товар — вы заключили сделку. Пообещав человеку товар, взамен попросили оплату или обязательство оплаты.

Когда вы передали человеку товар — вы исполнили со своей стороны обязательство передать товар, а клиент передал вам своё обязательство заплатить или сразу отдал деньги.

Самый простой способ понять, выполнены ли обязательства — посмотреть на документы. Подписанный акт подтверждает, что обязательства исполнены, хотя денег вы могли и не получить. Поэтому самый простой способ посчитать доходы и расходы — это определить, в какой момент исполняются обязательства, и фиксировать в этот момент суммы исполненных обязательств. Иногда это подпись на договоре, иногда — акт передачи товара.

Когда мы исполнили сделку, то получили доход. Иначе говоря — выручку. Выручка — это реализационный расход.

Как правило, верхний уровень ОПиУ начинается с блока реализационных доходов, которые формируются в повседневной деятельности компании от основных продуктов. Но есть ещё и внереализационные доходы.

Например, ваша компания занимается продажей макаронных изделий. Выручка от продажи макарон — ваш реализационный доход. Но помимо этого вы можете сдавать маленький кусочек своего помещения в аренду — это побочная деятельность, и её можно отнести к внереализационным доходам. Также к внереализационным доходам относят проценты по выданным кредитам и займам. Вы дали денег взаймы, а процент за пользование — это ваш внереализационный доход.

Расходы

Существуют разные подходы к группировке расходов. Если доходы — это исполненные обязательства, то с расходами немного сложнее. Ведь расходы не всегда связаны с обязательствами. Рассмотрим несколько примеров.

Ситуация первая: когда тратим ресурс

Например, компания торгует грецкими орехами. Когда она покупает орехи на склад — она меняет ресурс «деньги» на ресурс «запасы». Так компания меняет, например, 100 тысяч рублей на 100 кг орехов. При этом ресурс компании не уменьшился, просто деньги приобрели другое свойство и хранятся в виде орехов. Значит, компания не понесла расход.

Затем компания продала 50 кг орехов и получила доход в 100 тысяч рублей (наценка 100%) — и потратила на это орехов на 50 тысяч рублей. В этот момент ресурса (орехов) стало меньше — они ушли из компании навсегда, их использовали для получения дохода. Так они стали расходами на сумму 50 тысяч рублей.

Ситуация вторая: когда расход несём в виде обязательств

Например, мы купили 100 кг орехов, потратили 50 тысяч. При этом мы взяли на себя обязательство выплатить нашему продавцу в магазине зарплату в размере 10% от совершённой им сделки. В этот момент наш расход составит 10 тысяч, поскольку мы получили результат от сотрудника и взамен пообещали ему зарплату.

Виды подсчёта расходов: переменные и постоянные

Переменные расходы находятся в прямой зависимости от выручки. Больше выручка — больше расхода, меньше выручка — меньше расхода, нет выручки — нет расхода.

Если расходы изменяются во времени, это не значит, что они переменные. Переменные меняются напрямую с ростом или падением выручки

Предположим, у вас есть кофейня, в которой вы продаёте кофе. В таком случае чем больше вы продали чашек — тем больше расход на стаканчики, зерна, крышечки и так далее. Если вы не продали ни одной чашки — этого расхода вы не понесли.

Постоянные расходы — расходы, которые не зависят от выручки. Они будут, даже если вы не продадите ни одной чашки кофе. Они относительно статичны во времени и происхождению.

Рассмотрим пример с той же кофейней. Когда нагрянул коронавирус, посетители перестали посещать кафе. При этом кофейня несёт расход на аренду, даже когда нет выручки. Поэтому этот расход относится к категории постоянных. Даже если нам дадут бесплатный месяц, это не значит, что расход переменный. Это значит, что мы просто не несём расход в этот месяц.

Иногда можно применить смешанную структуру — переменные/постоянные расходы. Она подходит организациям розничной и оптовой торговли и некоторым видам бизнеса из сферы услуг — там, где есть прозрачная и стабильная себестоимость продукта или услуги.

ОПиУ в такой структуре может выглядеть так:

Подсчёт расходов: переменные и постоянные

Каждый из блоков можно детализировать по статьям

Виды подсчёта расходов: прямые и косвенные

Это альтернативная структура, которая подходит небольшим компаниям в сфере услуг, где у каждой услуги легко выделить свои расходы.

Прямые расходы можно отнести на направление, но они редко напрямую связаны с выручкой. Например, у вас есть несколько ресторанов, у каждого свой пул расходов, которые необходимы для его существования. Аренда каждого ресторана будет прямым расходом, а аренда офиса, где сидит управляющий штат, — косвенным.

Подсчёт расходов: прямые и косвенные

Переменные, общепроизводственные и косвенные расходы

Такая структура — комбинация первых двух. Разница в том, что мы выделяем чуть более детальную группировку. В такой группировке видно маржинальный доход — как показатель управления себестоимостью и наценкой, валовую прибыль — как показатель управления общепроизводственными расходами предприятия и эффективности каждого из направлений или продукта.

Под общепроизводственными расходами мы понимаем расходы, несвязанные с выручкой, но которые можно отнести к конкретным направлениям.

Переменные, общепроизводственные и косвенные расходы

Такая структура оптимальна для анализа большинства компаний и даёт дополнительные срезы

В каждой из структур есть промежуточные результаты в виде маржинального дохода, валовой прибыли, операционной прибыли. Давайте определим, что они значат.

Лайфхак для анализа

Чтобы было проще анализировать расходы, можно ввести дополнительную группировку — административные, коммерческие и производственные расходы.

Административные расходы связаны с управлением компанией и поддержанием её жизнеспособности. Сюда можно отнести зарплаты бухгалтера, зарплату гендира, исполнительного директора, содержание офиса и его аренду — и другие подобные расходы.

Коммерческие расходы связаны с привлечением клиента в бизнес и продвижением. Это всё, что относится к продажам и маркетингу: покупка трафика, подрядчики по маркетингу, дизайнеры, зарплаты коммерческих отделов и продавцов.

Производственные расходы связаны с реализацией продукта. Сюда входят себестоимость продукции, ФОТ производственного персонала, аренда производственных помещений.

Далее при анализе необходимо определить, какие доли от выручки должны занимать те или иные группы расходов, в каких пропорциях они должны находиться, чтобы обеспечивать прибыль.

Виды прибыли

Существует четыре вида прибыли: маржинальный доход, валовая прибыль, операционная прибыль и чистая прибыль.

Маржинальный доход

Маржинальный доход = выручка – переменные расходы

Показывает, насколько эффективно вы управляете наценкой и себестоимостью продукции или услуги. Её можно анализировать в разрезе направлений или продуктов. Например, вы продаёте две категории продуктов — овощи и мясо. В этом случае можно проанализировать, от какого направления остаётся больше маржинального дохода под покрытие остальных расходов.

Валовая прибыль

Валовая прибыль = маржинальный доход – общепроизводственные расходы

Отражает способность направлений и продуктов быть самодостаточными. Расчёт валовой прибыли предполагает, что каждое из направлений содержит расходы на своё существование. А значит, можно с помощью валовой прибыли ответить на вопрос, какое из направлений самодостаточное, а какое требует вливаний и съедает валовую прибыль других направлений.

Валовая прибыль отвечает на вопрос «сколько осталось ресурса под покрытие косвенных расходов компании».

Операционная прибыль

Операционная прибыль = валовая прибыль – косвенные расходы

Операционная прибыль — показатель, учитывающий все расходы компании, кроме налогов, кредитов и амортизации. Она является удобным показателем для сравнения компаний внутри отрасли.

Структуры продуктов, доходов и расходов могут быть одинаковыми, но компания может использовать разную кредитную нагрузку, разный набор имущества и иметь разную амортизацию. Поэтому сравнивают компании между собой, как правило, по операционной прибыли.

При расчёте чистой прибыли после операционной идут налоги — к таким налогам мы относим налог на прибыль, налоги УСН, ЕНВД, патент. Налоги на зарплату, недвижимость, транспортные идут в расчёте до операционной прибыли.

ОПиУ собирается без НДС. Суммы, которые попадают в ОПиУ, нужно очищать от НДС, поскольку это косвенный налог, не имеющий ничего общего с прибылью и убытками компании

Проценты по кредитам и займам также идут ниже операционной прибыли. Это связано с тем, что именно процент является нашим расходом. Например, банк сдал нам в аренду деньги, но деньги мы вернём, а процент заплатим банку сверху. Поэтому именно процент участвует в расчёте, а возврат тела кредита корректирует только баланс.

Чистая прибыль

Чистая прибыль = операционная прибыль – налоги – проценты по кредитам и займам – амортизация + внереализационные доходы

Это конечный результат деятельности компании. Он учитывает все расходы, в том числе проценты по кредитам и займам, внереализационные доходы, налоги и амортизацию.

На что смотреть при анализе ОПиУ

Рентабельность

Рентабельность — это отношение прибыли к выручке. Она показывает, какая доля от выручки остается в том или ином виде прибыли. Выражается в процентах.

Например, рентабельность по валовой прибыли = ВП/Выручка*100%.

Для таких процентов можно задать целевые значения, а далее ориентироваться на уровень выполнения этих целей и в зависимости от отклонений принимать решения.

Существует четыре вида рентабельности: по маржинальному доходу (маржинальность), по валовой прибыли, по операционной прибыли и по чистой прибыли.

Разберём на примере:

Рентабельность

Ситуация довольно необычная. В третьем месяце у компании самая низкая выручка и самая высокая рентабельность. В первую очередь это обусловлено тем, что бизнесу удалось увеличить маржинальность на 10%. Возникает вопрос, за счёт каких продуктов и какого ценообразования это произошло, служит ли это предпосылкой к тому, чтобы пересмотреть ценообразование или продуктовую линейку.

Кроме того, видно, что компания укрепилась по валовой прибыли. Важно задать себе вопросы: за счёт чего во втором месяце был рост расходов, и за счёт чего удалось его сократить, связано ли это с объёмом выручки, хотя в первом месяце были те же показатели? Как этот результат сохранить? Это хорошая интеллектуальная задача для менеджмента.

Очевидно, что если компании удастся сохранить те пропорции доходов и расходов, то уровни рентабельностей будут максимальны, и, как следствие, дадут максимальную чистую прибыль.

Отношение расходов к выручке

Анализируйте, какую долю расход занимает в выручке. Определите лимиты и следите, в каких ситуациях этот расход выходит за рамки лимита, а в каких остаётся в допустимых значениях. В зависимости от этого принимайте дальнейшие решения или корректируйте стратегию компании.

Выглядит это примерно так:

Отношение расходов к выручке

Видно, что коммерческие расходы по отношению к выручке продолжают расти. Теперь важно разобраться, за счёт чего расход на привлечение клиентов растёт, а выручка стагнирует. Возможно, эффект будет позже, а может, что-то делается неправильно сейчас.

Кроме того, возникает вопрос, почему в третьем месяце резко выросли административные и производственные расходы. В какой-то мере это обусловлено падением выручки. С другой стороны, вопрос — почему компании не удалось сократить расходы, если было видно, что нормального уровня выручки не будет.

Изменение расходов и доходов в динамике

При наличии отчёта за несколько периодов и анализа в динамике, можно понять, в какие периоды изменения вызваны сезонностью, а в какие — работой менеджмента. Исходя из этого можно сделать более прозрачным процесс месячного планирования.

Главное

Если вам нужна помощь в настройке отчёта, приходите к нам на диагностику — https://units.bz/lp/diagnostic. Опытный инструктор поможет разобрать ваш бизнес-кейс.

Читайте также