Организующая схема компании: из чего состоит и зачем нужна

13 января 2022

В этой статье мы расскажем:

  • Определение организующей схемы компании
  • Отличие оргсхемы от оргструктуры компании
  • 7 составляющих организующей схемы компании
  • Использование организующей схемы компании на практике

Для стабильного функционирования бизнеса, особенно в удаленном формате, необходима организующая схема компании, которая и будет обеспечивать бесперебойную работу организации.

При этом важно не путать организующую схему с организационной структурой – это два разных понятия, функции которых хоть и похожи, но не аналогичны. В нашей статье мы расскажем, что такое оргсхема, из чего она состоит и как работает на практике.

Определение организующей схемы компании

В организующей схеме компании (далее ОС) показаны все штатные должности, обязанности и полномочия по каждой, а также правила взаимодействия сотрудников между собой. Ее задача – привести в порядок организационную структуру предприятия.

В чем преимущество таких оргсхем? Прежде всего, в их материальности. Они являются официальным документом, где описана продукция компаний и предшествующий ей бизнес-процесс. ОС изображает то, чем занимаются структурные подразделения. Она представлена в формате должностного списка каждого из них и указания функционала всех сотрудников.

Определение организующей схемы компании

Организующая схема компании наглядно демонстрирует результаты работы каждого отдела, из которых формируется продукция всего бизнеса. Это относится к любому предприятию, независимо от того, производит оно материальные ценности или услуги.

В целом, продукт, который производится торгующей организацией, – ее логистика. Для юридических фирм – это услуги и правовые консультации. Продукты существуют в каждой сфере бизнеса, и именно они оплачиваются клиентом. Потребитель не интересуется процессом, ему важен результат.

Почему оргсхема называется «организующей»? На ней отражены все функции, реализуемые штатом предприятия для его успешного развития. Глядя на ОС, легко понять систему подчиненности сотрудников и то, за что несет ответственность каждый из них. Причем не важно, крупная фирма или малая, руководитель должен знать, какие бизнес-функции работают на достижение результата.

Организованность труда возможна только там, где каждый знает, что он должен делать, и понимает функции коллег, с которыми приходится взаимодействовать.

Систему управления в виде оргсхемы изобрел философ и писатель из Америки Рон Хаббард, ставший впоследствии известным менеджером. Он разработал Hubbard Management System для руководства предприятием. Сегодня это оптимальный вариант администрирования для средних или малых фирм.

Систему управления в виде оргсхемы

Отличие оргсхемы от оргструктуры компании

Чем отличается организующая схема компании от оргструктуры той или иной организации? На первый взгляд кажется – ничем, но если вдуматься, различия есть. Погуглив, мы поймем, что организационная структура –это схема-документ, который устанавливает иерархию отделов и отражает весь штатный состав.

Для разработки оргструктуры руководитель должен знать весь перечень своих подразделений, после чего определить порядок подчиненности между отделами. В итоге мы имеем схематичный документ, который представляет ситуацию, сложившуюся на момент создания структуры предприятия.

Позднее те, кто применяет оргструктуру, понимают, что при крупном расширении бизнеса ее необходимо полностью менять. Допустим, упразднить какие-то отделы, объединив их воедино, или переподчинить отдельные из них. А может быть, создать другие, новые подразделения.

Если нужно, значит нужно. Проходит время и опять пересмотрели оргструктуру. Это процесс периодический, и руководство постоянно будет перекраивать «конструкцию» своей компании. Как видим, организационная структура неустанно следует за ростом предприятия. И постоянно отстает.

«Чего же не хватает в супе»?

  1. Нет цели, для которой создана компания, то есть ее продукта.
  2. По оргструктуре непонятно, чем занимается компания (каков ее бизнес-процесс).
  3. Отсутствует универсальность. Структура демонстрирует текущее строение фирмы и не подходит для использования на перспективу ее роста.

Последний пункт, возможно, очень неприятный. Поэтому нам часто говорят, что «управление замедляет расширение».

Совсем другая ситуация, если владельцем вместо традиционной оргструктуры используется организующая схема компании, главная цель которой – стать продуктивным механизмом управления. Ее задача – помогать развитию, предвидя расширение бизнеса, а не показывать обычную иерархичность предприятия по его фактическому состоянию дел.

Название «организующая» говорит о том, что схема помогает организовать. Она построена на функциях, а не структуре, и позволяет руководству предусматривать и принимать обдуманные меры. Например, какой функционал усилить? В каком отделе увеличить штат? Где очень слабое звено? На все эти вопросы отвечает ОС.

Отличие оргсхемы от оргструктуры компании

7 составляющих организующей схемы компании

Это так называемая нервная система предприятия, согласующая действия его подразделений. Оргсхема состоит из семи крупных отделений, в каждом из которых существует три отдела с несколькими секциями (это функции). Внизу указан ЦКП (ценный конечный продукт) каждого из подразделений и самой компании. В сущности, ОС изображает весь функционал и результаты, достижение которых позволяют фирме эффективно развиваться.

Ключевые функции компаний аналогичны. Часть персонала занимается вопросами финансов, другие – наполнением штата, а кто-то заработной платой. Отдельные работники производят сам продукт (услугу). А кто-то его продвигает и реализует. Есть люди, функции которых – закупка всех материалов и сырья. Любое направление бизнеса базируется на «семи столпах», которые содержит каждая организующая схема компании. Рассмотрим все эти структуры по порядку.

  1. Административное подразделение

Отвечает за организацию работы предприятия, намечает цели, определяет стратегию его развития. Следит за согласованной работой по выполнению планов. Этим часто занимается офис владельца или собственник единолично. В оргсхеме это отделение (№ 7) отражено прежде всего. Все остальные (со второго по шестое) располагаются поочередно.

Ценный конечный продукт: успешная компания, производящая безукоризненный продукт и непрерывно прогрессирующая в развитии.

  1. Персонал и построение

Подразделение работает над улучшением работы предприятия и всех его бизнес-процессов, подбирает кадры и формирует штат. Обеспечивает нужные связи и контролирует соблюдение нормативов. Работу этих отделений часто поручают службам персонала или кадровым отделам.

ЦКП: принятые на должность сотрудники, хорошо исполняющие свои функции (производящие продукты).

  1. Маркетинг и продажи

Отделение занимается торговлей, создает рекламные материалы и доводит их до потребителя, проводит маркетинговые мероприятия и продает товар клиентам. Обычно этим занимается отдел продаж и маркетологи.

ЦКП: доход компании превышает издержки.

  1. Финансы

Подразделение составляет финансовые планы и собирает дебиторскую задолженность. Ведет бухгалтерский учет активов предприятия, сдает отчетность, оплачивает выставленные счета. Чаще всего эта работа поручается финансовым отделам.

ЦКП: учтенные и сохраненные материальные активы предприятия, обладающие ценностью.

  1. Техническое подразделение

Выпускает продукцию фирмы и обеспечивает непосредственное производство. Организующая схема компании отражает это как производственный отдел, цеха, то есть все то, что связано с изготовлением продукта.

ЦКП: качественная продукция, произведенная вовремя и в полном объеме.

7 составляющих организующей схемы компании

  1. Качество и квалификация

Подразделение следит за свойствами продукции компании и устраняет нарушения стандартов. Проводит обучение персонала и контролирует его работу. Обычно этим занимаются отделы техконтроля (ОТК) или бюро качества. Возможно, обучение направлено на управление персоналом.

ЦКП: квалифицированный коллектив, выпускающий продукцию отменного качества.

  1. Связи с общественностью

Отделение работает над имиджем организации. Привлекает новую аудиторию, используя партнеров, вводные услуги и рекомендации довольных покупателей. Эта задача доверяется пиарщикам (PR-специалистам).

ЦКП: масштабирование компании и расширение клиентской базы.

В маленьких фирмах, где штат не более 5 сотрудников, все эти функции распределяются довольно четко. Так как отсутствие любой из них затормозит рост бизнеса и получение прибыли.

Как видите, организующая схема компании привносит в управление рациональность и позволяет исключить авралы.

Использование организующей схемы компании на практике

Рассмотрим типовой порядок применения ОС для проведения бизнес-процессов.

В реальности организующая схема компании не так проста в использовании. Но нам не стоит усложнять ее на стадии ознакомления.

Использование организующей схемы компании на практике

Приведем пример.

Допустим, фирма изготавливает окна и занимается их монтажом. В данном случае конечным продуктом будет заказчик, которому вовремя установили добротное окно и выполнили заключенный договор. Попробуем отобразить регламент «Поставка изделий потребителю» в этой компании. Кто в нем задействован:

Что важно знать в данном процессе:

Итак, у нас достаточно большой регламент, который мы хотим «впихнуть» в ОС. Поскольку результат всего процесса – качественно смонтированное заказчику окно, логично предположить, что за это отвечает начальник сервисного отдела, работники которого проводят установку. Он, кстати, может поменять всю схему этих процедур, если сочтет, что это нужно. И даже способы оплаты или производственный процесс. Ведь это он ответственен за результат.

Но вероятно, ваш руководитель сервисных работ не усложняет своих функций и ограничивается только тем, что должен делать. А контролировать других ему не поручали, да и сам он не желает напрягаться. Если даже вы предложите ему следить за всем процессом от начала до конца, скорей всего, РОП будет возражать против вмешательства в торговую часть ОС другими специалистами. Ведь эти полномочия у главного по сервисным работам всегда есть.

Сложилась ситуация, когда регламент производства на бумаге есть, однако за него фактически никто не отвечает. Чтобы процесс не только был расписан, но еще работал, необходимо:

Эти критерии процесса будут выполнимы только в рамках одного подразделения фирмы. А чтобы контролировать ограничения, отлично подойдет организующая схема компании, которая покажет вам недоработки при распределении ответственности.

Читайте также

Бесплатный 3-дневный
интенсив для
предпринимателей
Записаться