Контроль работы сотрудников: помощь, а не слежка

29 ноября 2021

В этой статье мы расскажем:

  • Ключевые задачи контроля работы сотрудников
  • ЗА и ПРОТИВ организации и контроля работы сотрудников
  • Критерии оценки работы сотрудников
  • 4 способа контроля за выполнением работы сотрудников
  • Инструменты для автоматизации контроля
  • 8 программ для контроля работы сотрудников за ПК
  • Пошаговый алгоритм внедрения системы контроля эффективности работы сотрудников
  • Тонкости контроля работы сотрудников на удаленке
  • Советы по выбору программы для контроля работы удаленных сотрудников
  • 3 правила этичности при работе с системой контроля сотрудников

Тема про контроль работы сотрудников далеко не нова. Не будем лгать, если скажем, что ей уже точно больше ста лет. Со времен первых подмастерьев и промышленных заводов регулярный контроль фактически гарантировал получение ожидаемого результата труда. Делегирование части обязанностей – необходимый этап укрупнения любого производства. Но при этом на первый план выходит человеческий фактор, а именно ответственность самого сотрудника.

Контроль работы всегда вызывает множество жарких споров. Есть сторонники тотальной «слежки», есть и те, кто справедливо полагает, что свобода действий сотрудника неизменно приведет к росту инициативности, что в свою очередь стимулирует эффективность производства в целом. Так каким же должен быть контроль работы сотрудников, который даст самый результативный КПД?

Ключевые задачи контроля работы сотрудников

От квалификации и уровня работоспособности сотрудников зависит результат деятельности компании и ее репутация. При подборе персонала всегда стараются найти людей, которые не только обладают соответствующим уровнем квалификации, но и отличаются хорошими коммуникационными навыками, способны быстро находить выход из конфликтных ситуаций, проявляют такие качества, как стрессоустойчивость, целеустремленность, творческий подход к решению поставленных задач.

Но как бы хорошо ни были решены задачи формирования коллектива, он всегда будет нуждаться в грамотной координации своей работы. Организовать этот процесс и обеспечить контроль работы сотрудников – задача руководства компании.

Контроль должен охватывать все производственные сферы. Для его осуществления должна быть разработана система, подразумевающая надзор за соблюдением регламента, качеством выполнения планов и достижением ключевых показателей эффективности. Одно из главных условий – отсутствие чрезмерности.

Ключевые задачи контроля работы сотрудников

Четкая система контроля в сочетании с демократическим стилем управления способствует:

Приемы тотального контроля и авторитарный стиль руководства коллективом создают неблагоприятную атмосферу, лишают сотрудников желания проявлять инициативу, являются фактором их демотивации. Добиться высоких показателей работы в таких условиях практически невозможно.

Негативные последствия для деятельности компании возникают и в том случае, если полноценный контроль работы сотрудников отсутствует. Это проявляется в таких вариантах, как:

ЗА и ПРОТИВ организации и контроля работы сотрудников

Хорошо налаженная система контроля позволяет руководителю получить все необходимые данные о работе сотрудников. Узнать, насколько четко они выполняют требования внутреннего трудового распорядка, зафиксировать опоздания, причины необоснованного отсутствия на рабочем месте в течение дня и т. д. Появляется возможность вычислить средние значения темпов работы. Например, время, потраченное на оформление договора с покупателем, продолжительность ответа на звонок специалиста кол-центра.

Понимание того, что за деятельностью персонала в компании ведется наблюдение, способствует более ответственному подходу сотрудников к выполнению своих функций, исключает возможность отвлекаться на посторонние разговоры и действия.

При наличии почасовой оплаты труда контроль времени работы сотрудников упрощает процедуру расчета зарплаты. На основании информации о временных затратах работника на выполнение поставленной задачи формируется счет на оплату его услуг. Все его сомнения могут быть устранены в процессе просмотра видеозаписей, отслеживания истории звонков или просмотра отчетов тайм-трекеров.

Для того чтобы обеспечить такие возможности контроля, необходимо произвести закупку оборудования, приобрести соответствующее программное обеспечение, предусмотреть штат сотрудников, задачами которых будет обслуживание системы мониторинга и анализ полученных данных.

ЗА и ПРОТИВ организации и контроля работы сотрудников

В некоторых случаях контроль времени работы сотрудников может выступать в роли фактора, нагнетающего стресс и способствующего падению уровня мотивации. У работников появляется желание обойти систему контроля. В качестве примеров можно привести включение компьютеров в начале рабочего дня одним человеком, подмену карточек фиксации времени прохода турникета, использование анонимайзеров для входа в социальные сети, создание скриптов, имитирующих работу специалиста, и т. д. Все это негативно сказывается на рабочей атмосфере.

Повышение уровня стресса сотрудников является одним из минусов введения системы мониторинга. Стресс является основой для ухудшения психологического климата в коллективе. Это необходимо учитывать при разработке методов и приемов учета. Планирование и контроль работы сотрудников должны быть направлены на достижение показателей максимальной эффективности.

Критерии оценки работы сотрудников

Выбранные критерии оценки должны быть объективными, реальными и измеримыми. Для специалистов отдела продаж в качестве показателей результатов работы могут выступать конверсия, выручка, размер среднего чека. Специалистов call-центра целесообразно оценивать по количеству клиентов, вышедших на сделку после беседы с сотрудником. У маркетологов ключевым показателем является объем привлеченного трафика.

Для сотрудников, деятельность которых не связана с необходимостью добиться конкретных показателей, используется не количественная, а качественная оценка.

К основным показателям KPI таких работников присоединяется:

Система KPI должна быть доступной для понимания персонала и выполнять функцию мотиватора. Перед внедрением ее обязательно нужно протестировать и устранить все выявленные недостатки. Она должна не только отражать общие цели сотрудников компании, но и играть роль планки их профессионального развития.

Критерии оценки работы сотрудников

Контроль работы сотрудников может осуществляться в различных видах. Выбор методов должен учитывать возможность следующих ошибок:

4 способа контроля за выполнением работы сотрудников

Между руководителем и подчиненными должна существовать обратная связь. Работу коллектива необходимо регулировать постоянно и открыто, используя всевозможные приемы мотивации. Параллельно с нормированием работы по KPI должны комплексно использоваться информационные, организационные и технические способы контроля.

Собрания и планерки

Такие мероприятия должны быть непродолжительными по времени и занимать не более одного часа. Проводиться они могут с разной периодичность. Для кого-то это ежедневные летучки или еженедельные оперативки, а кому-то подходит формат совещаний один раз в месяц.

На таких встречах могут рассматриваться такие вопросы:

Они могут проводиться в форме мероприятий по повышению мотивации, обучающих занятий, мозговых штурмов, круглых столов.

Формат проведения планерок может предусматривать как непосредственное присутствие сотрудников, так и online-общение.

Услуга «Тайный покупатель»

Информационный контроль работы продающих сотрудников можно проводить с применением приема «Тайный покупатель». Это позволяет оценить отдельные параметры их поведения. На роль «тайного покупателя» приглашается временно нанятый сотрудник, который вступает в контакт с указанными специалистами от лица потенциального потребителя товара или услуги. Его действия осуществляются в соответствии с полученным техническим заданием.

Услуга «Тайный покупатель»

По итогам взаимодействия с названным сотрудником он должен заполнить анкету, самыми важными пунктами которой считаются:

Предоставленные данные являются поводом для принятия управленческих решений. Это может быть премирование и депремирование, организация дополнительного обучения сотрудника или его увольнение.

Аудио- и видеонаблюдение

Контроль работы сотрудников включает в себя возможности использования записи из разговоров и данных с камер видеонаблюдений.

С помощью организации системы видеонаблюдения можно контролировать происходящие в офисе события, оценивать степень интенсивности труда работников на складах, в пунктах отгрузки и выдачи товара. Благодаря возможностям компьютерной техники можно вернуться к ранее записанным материалам и увидеть положительные или отрицательные изменения в характере деятельности работников.

Записи телефонных переговоров способствуют оценке таких важных профессиональных навыков, как:

Онлайн-мониторинг

Онлайн-мониторинг

Данный вид мониторинга предполагает осуществление контроля за деятельностью сотрудников в режиме реального времени.

К его основным задачам относятся:

Инструменты для автоматизации контроля

Современные системы контроля предполагают автоматизацию наблюдения за сотрудниками. Для этого используются специальные онлайн-сервисы, программы, CRM-системы, предусматривающие учет рабочего времени. Понимание подотчетности способствует повышению продуктивности работы персонала.

Выбор способа контроля зависит от специфики работы и целей компании. Поэтому перед приобретением ПО необходимо выяснить степень его соответствия вашим задачам. Это можно сделать в ходе бесплатного пробного тестирования программного продукта.

Выбор инструментов для автоматизации контроля очень велик. Он предполагает поддержку целого ряда опций:

  1. Учет рабочего времени.
  2. Анализ степени активности работника.
  3. Выстраивание рейтинга сотрудников на основе показателей результативности.
  4. Контроль работы сотрудников за компьютером.
  5. Создание скриншотов экранов сотрудников.
  6. Блокировка интернет-ресурсов.
  7. Создание рабочих графиков.
  8. Автоматизация процесса оплаты труда.
  9. Оценка прогресса по проектам.
  10. Составление расширенных отчетов.
  11. Мониторинг заданий.
  12. Автоматическое информирование о нарушениях.

8 программ для контроля работы сотрудников за ПК

Автоматизированные программы контроля работают незаметно для сотрудников и не отвлекают их от основной деятельности. Они фиксируют действия специалиста и способны оценить время простоя между движениями компьютерной мыши, скорость работы с открытыми документами и запущенными приложениями.

Отчеты по использованию рабочего времени также формируются автоматически. Это значительно упрощает задачи руководителя или специалиста, отвечающего за планирование и контроль работы сотрудников. Возможность хранения информации позволяет увидеть, чем был занят человек в выбранный временной период.

Существуют программы, позволяющие сохранить скриншот рабочего стола или снять происходящее с помощью веб-камеры.

Программа позволяет увидеть, насколько рационально используется рабочее время. Она способна сделать видеозапись экрана, зафиксировать запущенные программы, осуществить удаленный мониторинг работы компьютеров. Отчеты о производительности труда работника формируются автоматически.

Видеозапись экрана отражает каждую проявленную пользователем активность, предоставляет возможность дифференцировать сайты посещения в соответствии с выбранными параметрами. В kickidler можно установить фильтр фиксации нарушений, реагирующий на запуск программ из специального списка, активировать функцию клавиатурного шпиона, отслеживающего нажатие клавиш. Ограничений по количеству сотрудников, подключенных к контролю, нет. Доступ к статистическим данным имеет только руководитель.

Работа kickidler отображается в диспетчере задач и предполагает обязательное подключение к интернету. Блокировать сайты и запрещать использование программ, контролировать работу принтеров, сканеров и внешних накопителей с помощью этой программы нельзя.

8 программ для контроля работы сотрудников за ПК

Данная программа контроля работы сотрудников включает в себя функции учета времени, проведенного за компьютером, и времени, потраченного на звонки в режиме IP-телефонии. С ее помощью выстраиваются отчеты по общей загруженности и продолжительности работы в каждой отдельной программе, оценивается эффективность работы приложений. Здесь же формируются табели учета рабочего времени персонала.

Может работать локально. Предполагает наличие доступа к файлам в почтовых рассылках, переписке в мессенджерах и соцсетях. Контроль рабочего времени и оценка эффективности деятельности сотрудников автоматизированы. Можно воспользоваться возможностью удаленного администрирования и заблокировать доступа к нежелательным сайтам.

Автоматически формируются отчеты по поисковым запросам, скриншотам и посещенным сайтам, ведется контроль рабочего времени, формируется оценка эффективности труда работников. Доступ к данным учета ограничен. Данная программа способна работать в локальных условиях.

ManicTime работает только очно и не предусматривает возможностей наблюдения за работниками в удаленном формате. Обеспечивает возможность хронометража, запоминает открытые приложения и документы, делает скриншоты, отслеживает перерывы в работе. Все данные автоматически сохраняются. Может функционировать в отсутствие подключения к интернет-сети.

Полученные данные использует для составления отчетов об индивидуальной деятельности сотрудников и работе команды. Пользователи могут получить доступ к своей статистике. Возможна ручная оценка времени с помощью секундомера. ManicTime отображается в панели задач, но при необходимости может быть скрыта. Русскоязычный вариант версии отсутствует.

Контроль времени работы сотрудников по желанию руководителя может быть как явным, так и скрытым. Программа способна фиксировать время прихода и ухода с рабочего места, продолжительность перерывов. Ведет учет запуска программ и открытых сайтов. Предоставляет возможность делать скриншоты экрана и снимать с помощью веб-камеры рабочее место сотрудника. Информация о нажатии клавиш не собирается, история поиска и переписки не сохраняется. Нет возможности блокировки сайтов. Доступ к своей статистике может получить любой член команды.

Hubstuff может интегрироваться с Trello и другими сервисами. Предоставляет возможность отслеживания перемещений по GPS. Фиксирует историю посещения сайтов, информацию о запуске программ. Предоставляет возможность делать скриншоты. Формирует на базе полученных данных отчеты. Ограничений по количеству пользователей нет.

Существует в форме компьютерной программы и мобильного приложения. Возможна синхронизация с календарем. Есть режим работы, позволяющий устанавливать временные рамки для сбора данных. TimeCamp способна вести бюджет проекта и определять уровень его рентабельности, составлять отчеты на основе данных, полученных в процессе контроля работы сотрудников за компьютером. Пользователи имеют свободный доступ к отчетам по своей статистике.

8 программ для контроля работы сотрудников за ПК

Англоязычный сервис, который представляет собой программу самоконтроля. Вся полученная информация сохраняется в облаке и синхронизируется с данными различных устройств. Таймер запускается сотрудником в приложении вручную. Время запуска должно совпадать со временем начала и окончания выполнения рабочей задачи. Отчеты в виде графиков об использовании рабочего времени формируются автоматически. Есть функция напоминания о необходимости запуска таймера. Скорректировать время выполнения задачи можно самостоятельно.

Программы контроля времени работы сотрудников — это эффективный инструмент влияния на уровень рабочего процесса. Но подходить к их использованию нужно очень осторожно, так как сознание того, что ты в течение всего рабочего дня находишься под неусыпным контролем, может вызвать у человека высокий уровень тревожности, который снизит показатели эффективности его работы.

Пошаговый алгоритм внедрения системы контроля эффективности работы сотрудников

Внедрение новой системы контроля пройдет для сотрудников менее болезненно, если будет соблюдаться изложенная ниже последовательность действий.

Шаг 1. Подготовьте коллектив к новой форме контроля.

Прежде всего необходимо объяснить персоналу, для чего внедряется контроль работы сотрудников. Это должен сделать руководитель компании или специалисты HR-отдела. Главное подчеркнуть, что этот процесс направлен на решение бизнес-задач и никак не связан с утратой доверия к сотрудникам.

Коллектив должен понять, что система контроля позволит увидеть лучшие варианты организации бизнес-процессов, сократить издержки, исключить непрофессионализм и недобросовестность отдельных сотрудников.

Шаг 2. Получите обратную связь.

Пошаговый алгоритм внедрения системы контроля эффективности работы сотрудников

Предоставьте работникам возможность задать любые вопросы и высказать свое мнение о нововведении. Лучше, чтобы они сделали это анонимно, – это поможет вам узнать, что люди реально думают о происходящем.

Скорее всего, многие попросят обосновать законность внедрения системы наблюдения. Пригласите юриста, который сможет грамотно прокомментировать статьи 15,21 и 189 Трудового кодекса РФ и объяснить, на каких основаниях осуществляется такой вид контроля. Он обязательно должен отметить, что часть 1 статьи 22 Трудового кодекса РФ закрепляет за работодателем право контролировать исполнение работником трудовых обязанностей и использование им оборудования и других технических средств, предоставленных компанией.

Шаг 3. Проинформируйте о положительных последствиях новой формы контроля.

Обратите внимание на то, что мониторинг нагрузки специалистов позволит более справедливо распределять рабочие задачи и исключает перегрузку сотрудников. Объясните важность защиты данных клиентов для успешной работы компании и сохранения рабочих мест. Приведите примеры улучшения показателей деятельности других компаний, после того как они внедрили контроль работы сотрудников в практику.

Шаг 4. Внесите изменения в нормативные документы компании.

Все изменения, в плане использования технических средств и информационных ресурсов, должны быть отражены в трудовом договоре. Своевременно закрепите здесь новые правила, ознакомьте с ними сотрудников и попросите поставить подпись под новым документом. Это поможет вам разрешить конфликтные ситуации, возникшие в результате внедрения новых форм контроля.

Тонкости контроля работы сотрудников на удаленке

Удаленный формат работы, часто применяемый в условиях пандемии, отрицательно сказался на эффективности труда сотрудников и информационной безопасности компаний. Проведенные в 2020 году исследования зафиксировали снижение продуктивности труда удаленных сотрудников на 40 %. С фактами утечки важной информации столкнулись 58 % компаний.

Тонкости контроля работы сотрудников на удаленке

Осуществлять контроль работы удаленных сотрудников, соблюдая этические нормы и закон, достаточно сложно. Поэтому нужно четко понимать, какие параметры могут остаться под контролем, а какие выйдут из него.

В работе удаленного сотрудника контролю подлежат:

Несоблюдение вышеперечисленных позиций считаются фактами серьезного нарушения трудовой дисциплины, которые могут привести к увольнению сотрудника.

Более четко основания для увольнения удаленного работника прописаны в пояснениях Роструда (онлайнинспекция.рф). Они чаще всего встречаются в текстах трудовых договоров:

Контроль работы удаленных сотрудников исключен в отношении следующих позиций:

Советы по выбору программы для контроля работы удаленных сотрудников

Предложение программ контроля сегодня достаточно велико. С их помощью вы сможете:

Продуктивность сотрудников можно контролировать в процессе использования возможностей таск-менеджеров. Они могут применяться как самостоятельно, так и в составе CRM-систем. В отличие от CRM эти программы позволяют более детально осуществлять контроль времени работы сотрудников и эффективности их труда.

Еще одним инструментом контроля являются тайм-трекеры. Они предназначены для сбора информации о работе сотрудников. Они могут вычислять время простоев, определять степень продуктивности действий, совершаемых пользователем, и разбивать их на группы по степени эффективности, контролировать количество времени, которое специалист проводит на конкретном сайте или в программе. С помощью скриншотов, сделанных тайм-трекером, руководитель может пошагово проанализировать работу сотрудника в течение рабочего дня.

Использование DLP-систем позволяет выйти на более качественный уровень надзора. Они способны провести контроль времени работы сотрудников за компьютером, сформировать аналитические отчеты о продуктивности и дисциплинированности как отдельного работника, так и всего коллектива.

Советы по выбору программы для контроля работы удаленных сотрудников

Главной функцией DLP-систем является контроль информационной безопасности. Эта программа осуществляет мониторинг всех каналов связи, включая почтовую переписку и общение в мессенджерах, контролирует пересылку, внесение изменений в документы и т. д. Информация об инцидентах моментально передается сотрудникам, отвечающим за безопасность. Эти возможности предупреждают факты утечки информации, подделки документов и любых других незаконных и опасных для бизнеса действий сотрудников.

Некоторые DLP-системы способны осуществлять профайлинг, то есть прогнозировать поведение людей. На базе полученных ими данных составляется условный портрет личности сотрудника, в котором отмечаются сильные и слабые стороны его характера, потенциальные возможности и эмоциональные особенности, склонность к совершению неправомерных действий и т. д. Такие портреты дают возможность представить поведение работников в разных ситуациях, улучшить контроль за безопасностью, применить более эффективные способы управления персоналом.

С помощью этих программ можно успешно мониторить процесс удаленной работы. Несмотря на отсутствие работника в офисе, они позволяют оценить уровень их занятости и защитить свой бизнес от инсайдерских рисков.

3 правила этичности при работе с системой контроля сотрудников

Функционал программ, осуществляющих контроль деятельности сотрудников, нужно использовать очень рационально. Например, данные о реальном времени работы специалистов отдела техподдержки или кол-центра, полученные с помощью тайм-трекеров и DLP-систем, можно сразу отправлять в бухгалтерские зарплатные программы. Это ускорит процесс расчета и добавит в него объективность. Применение данного метода в отношении сотрудников, чья деятельность не определена четкими временными критериями, может привести к ошибкам в начислении денежного вознаграждения за труд.

В целях соблюдения этических норм рекомендуем придерживаться следующих правил:

3 правила этичности при работе с системой контроля сотрудников

Контроль работы сотрудников должен осуществляться на всех уровнях, вне зависимости от занимаемой человеком должности. Требования к специалистам и возможности доступа к их рабочей информации, конечно, могут отличаться, но общие принципы должны быть применимы ко всем без исключения. В этом случае коллектив станет приравнивать контроль к дисциплине, и у него не появится оснований считать его проявлением недоверия к себе.

Читайте также

Бесплатный 3-дневный
интенсив для
предпринимателей
Записаться